Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste perustuu tietosuojalakiin ja yleiseen tietosuoja-asetukseen.

​

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Salpausselän naisvoimistelijat ry., SNV

Y-tunnus 0222202-9
Seuran osoite: snv.puheenjohtaja@gmail.com

​

Rekisterin nimi

​

Jäsenrekisteri

​

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

​

• Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä

• Jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta ja jäsenmaksujen hallinta

• Harrastustoiminnan ja tapahtumien järjestäminen, toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

​

Henkilötietojen käsittely perustuu:  

​

• Salpausselän naisvoimistelijat ry:n jäsenten osalta lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä yhdistyslain 11 §: n perusteella. 

• Rekisteröidyn itsensä suostumukseen tai sopimukseen

• Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön

• Yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai suostumukseen

​

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Salpausselän naisvoimistelijat ry:n jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden sekä mahdollisten vapaaehtoistoimijoiden

• henkilö- ja yhteystietoja

• jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja

• valokuvaus- ja videointilupa

• lisäksi käsiteltäviä henkilötietoja ovat erityisten henkilötietoryhmien osalta tarvittaessa tallennettavat ja jäsenen itsensä omatoimisesti ilmoittamat terveyttä koskevat tiedot

• muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot kuten esimerkiksi henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, vaatekoko, seurassa taitotaso, testi- ja kilpailutulokset

Alaikäisen jäsenen osalta

• Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen

• Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään. 
Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa seuralle. 

 
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Salpausselän naisvoimistelijat ry:n Hoika-järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.  

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa. 

​

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin.

​

• Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

• Seura voi luovuttaa henkilötietoja eteenpäin kilpailuihin ja koulutuksiin osallistumisen yhteydessä, jolloin järjestävälle taholle ilmoitetaan osallistujien nimet, sukupuoli, syntymäaika, sähköpostiosoite sekä tiedot suoritetuista testeistä ja kilpailuista.

• Joukkue/ryhmäkohtaisia henkilötietoja (yhteystietoja) luovutetaan joukkueen / ryhmän jäsenille yhteydenpitoa varten.

• Ruokarajoitustietoja käytetään henkilön oman turvallisuuden varmistamiseksi.

• Allergia- tai lääkitystietoja säilytetään joukkueen / ryhmän ensiapulaukussa suljetussa kirjekuoressa.

• Toimihenkilöiden ja vapaaehtoisten yhteystietoja voidaan luovuttaa toimenkuvan edellyttämiin tarkoituksiin.

• Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan sähköistä jäsenpalvelua (Hoika), jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

​

Henkilötietojen säilytysaika  

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Salpausselän naisvoimistelijat ry:n jäsen tai työntekijä tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan. Osallistumista koskevat tiedot säilytetään niin kauan, kun on tarpeen tietojen käyttötarkoitusta varten ja tuhotaan välittömästi tämän jälkeen. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

​

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: 

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä  

• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot  

• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä  

• vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu)  

• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen 

• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on seuran oikeutettu etu

• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle 

• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.  

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Salpausselän naisvoimistelijat ry. voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Salpausselän naisvoimistelijat ry. voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

​

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle  

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti. Kansallisena valvontaviranomaisena oikeusministeriön yhteydessä on tietosuojavaltuutettu.
 

​

Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: snv.puheenjohtaja@gmail.com.

​

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen  

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 22.11.2023.

​